체계적인 수련생관리를 위한 도장운영 Tutorial 10강 "종합적인자료관리 3"
⑭.개인별 공지사항
개인별 공지사항 관리 항목은 심사 후 사범님 또는 관장님이 수련생각 개인에 대한 평가 또는 공지하고 싶은 사항을 알릴 수 있는 관리항목으로 심사관리에 있는 심사결과 평가와는 용도가 다른 관리항목입니다.
심사관리에서 평가된 내용을 관리하는 심사결과 평가는 심사위원의 평가 내용을 관리하는 것이고 본 항목에서의 개별 공지내용은 심사는 물론 도장내의 전반적인 사항에 대해서 전체적인 공지가 아닌 개별 공지를 해야 할 경우에 유용한 관리항목입니다. 본 항목의 관리조건은 기간별, 부별, 개인별, 기간에 따른 개인, 부별 로 분류된 자료를 관리합니다.
⑮.일일현황/업무일지 작성
도장내의 일일현황을 한눈에 파악해 볼 수 있는 관리항목으로 신규입관, 퇴관자, 휴관자, 복관자, 결석자 명단 등을 분류 기록하여 관리를 합니다. 이 항목의 관리는 수기로 일일이 기록하는 데는 상당한 번거로움이 있습니다. 때문에 엑셀을 활용하거나 전용 관리프로그램을 활용하는 것이 효율적입니다. 전용 프로그램 사용 시는 모든 관리가 자동으로 이뤄집니다.
그렇지 않고 수기로 관리를 한다면 일일현황 일지를 한글 워드로 만들고 각 항목에 발생한 현황을 입력해 관리합니다. 수련생 관리 전용프로그램에 의해 관리를 할 경우에는 각 부별 당일 수련내용이 동시에 다른 조작 없이 관리가 됩니다.
종이로 관리하는 업무일지와 내용은 동일하나 관리되는 방법은 일일이 수동으로 입력을 하는 것이 아니라 각 항목에서 예를 들자면 입관처리를 한다든지 퇴관 처리를 한다든지 결석사항 처리를 하면 자동으로 본 일일현황/업무일지에 기록되고 항목을 클릭하면 위에서 언급한 모든 자료가 한 화면에서 일목요연하게 분류 조회가 됩니다.
⑯.입관상담내용
직접 방문을 하거나 전화로 입관 문의를 한 자료를 관리하는 항목으로 입관이 이루어지면 해당 자료는 분류에서 제거합니다. 통상적으로 도장에서 수련생을 유치하기 위해서 광고지를 배포하는 등 유치 활동을 합니다. 직접 방문하거나 전화문의를 한 경우 입관 안내 광고지를 돌려서 입관을 시키는 것보다 직접 방문을 했거나 전화로 입관 상담을 했을 경우는 전단지에 의한 것보다 입관할 확률은 배가 됩니다.
때문에 입관 상담한 자료의 체계적인 관리는 신규인원을 확보하는 방법으로서 매우 중요하며 보편적으로 그런 자료관리는 노트에 기록하여 수기관리를 하는데 처음에는 관리가 되나 2 ~ 3번에 걸쳐서 지속적인 안내문을 보낸다는 것은 한계가 있습니다.
하지만 전용프로그램을 이용해 전산관리를 하면 지속적인 관리가 가능해집니다. 특히 지속적인 DM 발송을 할 수가 있어 도장 내에서 생성되는 유익한 각종 자료를 지속적으로 발송하므로 입관을 안 하더라도 지역에서 도장을 홍보하는데 아주 유용합니다.
입관 상담한 자료관리는 입관 상담 시기별은 물론 예상입관일, 상담동기(방문동기), 학교별, 상담자별 등으로 다양하게 분류해 관리를 하며 관리된 자료의 유형에 따른 지속적인 안내문을 발송할 수 있으므로 도장을 홍보하는데 유용한 관리항목입니다.
⑰.행사참가현황
수련생들이 도장내 각종 행사에 참석한 현황을 일목요연하게 파악할 수 있는 관리항목으로 개인적인 참가현황은 물론 전체 수련생이 참여한 현황을 분류해 관리를 합니다.
참가현황에 대한 분류는 기간(일자)별, 행사별, 행사기간별, 개인별 등으로 다양하게 분류해 놓으므로 활용 범위가 다양합니다. 본 항목 또한 전산관리를 해야 효율적인 관리를 할 수 있는 항목입니다.
⑱.뱃지지급현황
지금은 뱃지지급을 하지 않으나 예전에는 42 종류의 뱃지를 수련기간 및 동기부여 차원에서 지급을 했고 42개가 모두 지급되면 기념액자를 만들어 영구 소장할 수 있도록 하는 아주 품의 있는 기념품 관리로 수련생들이 엄청 공을 들여 뱃지를 획득하던 시절의 관리 방법으로 응용하기에 따라 다양한 관리가 가능한 관리 유형입니다.
개인별 지급 및 일괄지급, 지급된 현황, 지급에 필요한 뱃지 현황으로 분류하여 관리를 합니다. 칭찬 스티카, 달란트 점수관리로 바꾸어 사용할 수도 있습니다.
⑲.수료증 발급현황
각종행사에 참가한 증표로 도장 내에서 참가 증서를 발부하거나 도장 나름대로 편성한 교육체계에 대한 성취도에 따른 증서를 발급하고 그 발급된 상황을 관리하는 항목으로 발급된 각 증서에 대해 기간별, 부별, 개인별은 물론 각 항목에 따른 기간을 조합하거나 항목을 조합 해 활용합니다.
이상으로서 종합적인 자료 관리에 대한 각론을 마칩니다. 각론한 내용의 요점은 개인 신상명세서에서 확보된 개인의 기본적인 자료에 의해서 도장운영과 수련생 각 개인에 대한 평가를 다양하게 할 수 있는 것은 기본 자료에 의해 종합적으로 도장운영에 필요한 자료를 재 조합 분류해 보관함으로 가능하며 이런 관리방법은 인근 도장과의 경쟁에서 우위에 서는 도장운영을 하는 것임을 강조합니다.
개인자료를 종합적인 자료로 재가공(분류)할 수 있는 것은 전산화가 되어 있지 않으면 불가능한 일이라고 단언합니다. 일부 관장님들과 사범들은 수련시키기에도 벅찬데 컴퓨터에 의한 자료관리는 업무를 가중시키기만 한다고 하며 혼자서 관리와 수련을 시키는 도장 현실에서 그럴만한 여건이 안 된다고 하는 말을 합니다.
이는 전산관리프로그램을 잘못 선택한 결과이고 무엇보다도 관장님과 사범님들의 낙후된 생각에서 기인한 것으로 현재 사회가 요구하는 것이 무엇인지를 간과한 안이한 생각입니다.
제시한 관리유형의 관리로 인해서 수련생이 100명이 200명이 되고 300명이 되는 것은 아닙니다. 조금은 수련생 증감에 보탬은 될 것입니다. 수련생의 증감보다도 더 중요한 것은 수련생에 대한 효과적인 관리로 부모의 알권리를 충족시키기 위한 것입니다.
수련생의 숫자를 늘리는 방편으로만 체계적인 관리(전산관리)를 하는 것은 아니란 것을 깊이 인식하고 수련생에 대한 체계적인 자료관리는 현재 사회에서 요구하는 현대화된 도장 운영의 모체입니다.
현대화된 도장 운영은 전산관리에 의한 수련생 관리와 더불어 수련체계는 태권도 본래의 무도로서의 수련체계이어야 하며 여기에 수련환경과 관리업무를 하는 도장시설에 현대화가 어우러졌을 때 진정한 도장 운영이 현대화된 도장이며 체계화된 수련생관리를 한다고 할 수 있습니다.
청호태권도장 / 신성환 관장
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