개인자료에 의한 종합적인 자료관리
수련생 개인의 대해 체계적으로 관리된 자료에 의해서 전체 수련생에 대한 각종 자료를 용도에 따라서 유형별로 분류하거나 가공된 자료를 종합적으로 재가공(조합)하여 활용할 때 진정한 의미의 체계적인 도장경영이라 할 수 있습니다.
개인자료에 의한 종합적인 자료관리는 운영자인 관장과 사범의 관리 마인드에 따라서 수련생 관리가 다양하게 관리가 되는 것은 당연한 것입니다.
그러한 체계적인 종합관리는 부모로부터 신뢰를 받는 지름길이며 운영권자로서 긍지를 갖는 것으로 일선도장에서는 경험해보지 못한 도장경영 방법이라고 감히 주장합니다.
제시(제안)하는 관리방법은 체계적인 도장경영 방법으로 인근 도장보다 한수 위의 도장경영으로 부모들로부터 신뢰(인정)받는 도장이 되는 것은 분명합니다.
수련생 개인에 대해서 구축된 12개 항목의 자료를 기초로 26가지 유형의 종합적인 자료를 조합해 관리를 한다는 것은 어쩌면 도장경영에서 적용해 보지 않은 방법으로 피부에 와 닿지 않을 것입니다.
①.명단/부별/입관일자
전체 수련생에 대한 명단(이름), 부별, 분류자료에 의한 관리는 단순 관리를 넘어 다양한 관리를 할 수 있습니다. 현 수련생은 입관일자(기간별)별 수련생 분류에 관한 관리와 퇴관 수련생에 대해서는 퇴관시기(기간별)별 분류에 관한 관리로 구분됩니다.
입관일자(시기별)분류는 수련기간(입관일기준)에 따른 분류로 수련기간(띠별)에 따른 안내문과 태권도 수련시 수련생들이 보이는 특이한 행동들에 대해서 부모에게 미리 알려 줄 수 있는 기본적인 관리로 관리측면에서 입관일자에 따른 기간별 자료관리는 아주 중요합니다.
최초 입관일을 기준으로 노란띠(2개월), 파란띠(3개월), 6개월(빨강띠)과정에 이르는 수련생들에게 수련기간에 따른 안내문을 발송하므로 사전에 태권도 수련시 수련생이 표출하는 행동을 부모에게 알려 줌으로서 수련과정에 대한 신뢰를 쌓을 수 있습니다.
각 수련기간에 따른 안내문은 태권도정보연구소사이트 자료실>통신문 항목에 "수련기간에 따른 안내문" 란 제목으로 노란띠, 파란띠, 빨강띠, 1품, 2품, 3품에 해당하는 다양한 안내문을 공유해 놓았으니 참고하기 바랍니다.
②.학교/학년/성별
분류(검색) 조건으로 이름, 부별, 성별, 학교, 학년 반 에 의한 조건으로 현재원과 퇴관원에 대한 자료를 학교순, 성별순, 급별순으로 관리합니다.
본 항목관리의 장점은 입관 상담시 입관하려는 수련생과 현 수련생과의 학교별 학년별 관계를 신속히 파악하여 입관상담에 유리한 자료로 활용할 수 있습니다.
각 학교 별로 학년별 관리가 되면 신규입관 상담시 입관생의 주변에 누가 도장에 다니는지를 알려줄 수 있기 때문에 상담에 상당한 도움이 됩니다.
특히 본 항목과 주소, 지역별, 항목과 연계하면 신규입관 수련생 주변에서 도장에 다니고 있는 수련생에 대한 파악이 용이하므로 입관 상담시는 물론 평상시에도 부모와의 상담(건의)에서 아주 유용하게 활용할 수 있는 관리항목입니다.
③.급품/국기원단증 번호조회
국기원 단증 번호를 영구히 관리 할 수 있는 항목으로 현 수련생이든 오래전에 퇴관된 수련생이든 도장이 존속하는 한 영구히 도장을 거쳐간 수련생들의 국기원 단증 발급(취득)현황을 관리할 수 있는 항목입니다.
빈번한 것은 아니지만 실제로 아주 오래 전에 도장에 다녔던 수련생들이 단증 번호를 알 수 있냐고 문의를 해오고 그에 대한 답을 즉시 해주었을 때 다른 도장에서는 할 수 없는 관리로 도장에 대한 확고한 우의를 접할 수 있게 해주는 관리방법입니다.
현재는 국기원 홈페이지에 직접 조회를 할 수 있지만 30년(1990년)전에는 획기적인 관리 방법으로 청호태권도장에 대한 신뢰를 높인관리 방법이었던 것은 의심의 여지가 없습니다.
④.주소/지역
학교, 학년, 성별 항목과 같은 용도로 사용되는 관리항목입니다. 도장에서 관할할 수 있는 지역을 임의로 분류한 것으로, 예로 은영약국 이라든가, 오페라하우스, 송파동133번지, 한양1차302동, 대림APT203동 등 도장에서 관할 수 있는 지역을 임의로 구분해 놓으므로 수련생들을 찾고자 할 때 조건으로 바로 사용할 수 있도록 하는 분류자료입니다.
지역항목을 분류해 놓으므로 이 항목의 관리에서 오는 편리함은 실제로 도장을 운영하면서 이런 관리항목을 설정해 관리를 하지 않는 도장에서는 얼마나 유용한 관리 체계인지가 와 닿지 않을 것입니다.
⑤.생일/결혼기념일
처음 입관원서의 작성에서 다뤘던 항목으로 도장에서 수련생 부모와 한층 가까이 지낼 수 있는 계기를 만들어 주는 항목입니다. 생일은 수련생과 가족 모두의 생일을 구분해서 관리합니다.
특히 생일자료는 웃어른이신 할아버지 할머니와 같이 거주한다면 필히 생일일자를 확보해서 활용하면 한 층 더 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.
결혼기념일은 더할 나위 없는 것이고 실제로 부모생일과 결혼기념일을 도장에서 챙겨줄 수 있다는 것에서 오는 부모와의 유대강화는 경험 그 자체를 해보지 않고는 이해가 안 될 것입니다.
단순히 생일과 결혼일자를 챙기는 것이 아니라 수련생으로 하여금 집에 돌아가 어떤 행동을 해야 하는지에 대해서 언급을 하므로 더욱더 커다란 효과를 볼 수 있습니다.
⑥.시상내역
상을 수여한 내역을 종류별, 시기별, 개인별, 부별 등 현재 시상된 상이 어떤 형태로 시상되어졌는가에 대해서 다양한 방법으로 확인할 수 있는 관리항목으로 도장에서 시상을 하는데 있어서 필히 활용해야 하는 항목입니다.
통상적으로 도장에서의 시상은 동기유발을 위해서 안배하는 차원에서 시상을 하고 또 한편으로는 생활전반에 대한 관리항목을 철저히 관리해서 상의 본래 목적인 최고에 이른 수련생을 선별해서 시상하는 종합시상제도를 운용해야 합니다. 종합적인 시상에 관한 자세한 내용은 연구소>자료실>운영자료 항목에 있는 "종합 시상제도의 활용"이란 자료와 도장경영 튜토리얼 5강 "종합시상제도 활용"”을 참고하기 바랍니다.
본 관리항목에서 어떤 식으로 자료를 분류하여 활용하는 지에 대해 각론합니다. 일단 안배차원의 시상이든 종합적인 평가에 의한 시상이든 전 수련생을 대상으로 시상이 어떻게 이뤄져있는가에 대해 파악이 되어야 시상을 할 수 있을 것입니다
그러기 위해서는 전체적인 시상내역 조회는 물론 시상 종류별 개인별, 전체 시상내역 또는 기간별, 또는 부별 등 다양한 형태로 현재 수련생에게 시상된 시상내역을 알아야 할 것입니다.
이런 다양한 조건을 만족하는 시상내역의 조회는 수련생관리가 전산화된 상황에서 관리가 되면 금상첨화라 할 수 있습니다. 엑셀을 이용한 관리도 가능하나 수기로 관리하는 것처럼 번거롭고 다양한 관리가 거의 불가능 하므로 체계적인 관리가 되지 않습니다.
즉 단답형적인 시상내역 관리가 아니라 여러 조건을 결합하여 질문형으로 시상내역을 관리하는 것은 단답형 관리와는 전혀 다른 차원의 관리방법으로 그로 인한 편리함은 늘 강조하지만 실제로 접해보지 않고는 이해할 수 없을 것입니다. 시상내역의 다양한 조건에 의한 관리는 지난달에 시상한 내역 개인이 현재까지 받은 전체 내역, 각 종류별, 부별시상내역 등 관장이나 사범이 시상을 위해서 현재 시상내역을 확인할 수 있는 다양한 관리조건을 수용할 수 있어야 진정한 의미의 체계적인 관리인 것입니다.
태권도정보연구소 / 청호태권도장 / 신성환 관장
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