수련생 각 개인 자료(12개 항목) 관리
일선도장에서 수련생 개인의 자료에 대한 체계적인 관리는 매우 중요합니다. 도장 운영에서 모든 요소가 다 중요하지만 각 개인에 대한 자료는 가장 기초가 되는 자료로 더할 나위 없이 중요합니다.
본 청호계열 태권도장에서는 각 수련생 개인에 대해서 12개 항목을 선정하여 관리를 하고 있습니다. 처음 입관당시 작성하는 입관원서를 기초해서 작성되는 가장 기본적인 신상명세서 자료와 더불어 건의 사항, 생활기록, 심사결과, 시상내역, 체력측정, 출석현황, 수련비 납부, 뱃지지급, 상벌 점 내역, 집중도, 공지사항 등 총 12개 항목이 관리됩니다.
1981년도에 최초로 청호태권도장을 개설했을 때는 어떤 항목을 관리해야 할지를 몰라서 1984년까지 오래 전에 사용했던 입관원서에 있는 가장 기본적인 개인의 이름, 주소, 가족사항 정도를 관리했으나 1984년도에 좀 더 나은 관리 항목의 산정 및 관리체계의 도입을 위한 고심을 하던 중 현재 관리하고 있는 항목을 산정하여 관리를 하게 되었습니다.
신상명세서 항목에서 관리되어지는 자료는 신규입관 원서작성에서 강조했듯이 각종 자료를 분류하거나 부모에게 알리는 등 도장에서 처리되는 각종 자료의 분류기준과 생성된 각 개인의 자료를 부모에게 통보함에 있어서 가장 기본이 되는 자료로 수련생 관리의 가장 기초가 되는 자료입니다.
모든 것에서 기초적인 것이 잘되어 있으면 그로 인해서 파생되는 모든 일들이 잘되어지는 것과 마찬가지로 각 개인 신상에 대한 자료가 풍부하게 구축이 되어 있을 때 관리는 더욱더 짜임새 있는 관리가 됩니다.
일례로 신상자료에서 부모의 결혼기념일과 생일을 기록할 수 있다는 것은 더할 나위 없는 부모와의 유대감을 형성할 수 있는 좋은 계기를 마련하는 기초적인 자료입니다.
전체 수련생을 대상으로 이러한 자료가 관리되어 진다면 매일 결혼기념일을 검색하거나 생일을 검색하여 간단한 축하 메시지를 보낸다면 그로 인해서 부모가 도장에 갖는 고마움은 직접 그러한 관리를 해보지 않은 도장에서는 아무리 말을 해도 와 닿지 않을 것입니다.
분명한 것은 부모의 결혼기념일과 생일을 챙긴다면 인근 도장과의 경쟁에서 한 수 위에 있다는 것입니다.
다음으로 건의 사항과 생활기록은 전체적으로 수련생에 대한 문제점을 수시로 파악할 수 있는 항목으로 만약 이 항목을 개인파일(종이)에 일일이 기록하여 관리를 한다면 처음 몇 개월은 관리가 가능하나 적어도 6개월 또는 1년 이상이 경과되면 관리를 하고 싶어도 관리를 할 수가 없는 지경에 이르게 됩니다.
이유는 전체 인원에 대해서 처음 부분은 관장이나 사범님의 생각 속에 기억이 되어 있어서 기록되어진 내용을 수시로 열어 볼 수 있으나 시간이 지나면서 점차적으로 기억을 할 수가 없어서 열어볼 수 있는 여지가 줄어들고 좀 더 많은 자료가 쌓이면 전체적으로 수시로 개인 파일을 열어서 확인을 해야 하는데 수 십 명의 수련생 파일을 수시로 열어본다는 것은 현재 관장 사범님들의 도장 운영 사고로는 거의 불가능하다고 단언합니다.
그러나 전산관리(컴퓨터로 관리)가 되었을 때는 일자별로 또는 가장 최근에 관찰 기록되어진 내용이거나 아니면 전체적인 수련생에 대한 각 개인의 기록된 자료 등 수시로 원하는 자료를 검색 할 수 있고 그러한 자료의 검색은 마우스 버튼 하나 클릭 하는 것으로 바로 해결이 되기 때문에 종이로 관리하는 것과는 비교되지 않습니다.
필자는 시간이 날 때마다 기간검색을 이용하거나 시간적인 여유가 있을 때는 전 수련생의 리스트를 띄워 놓고 마우스를 클릭 할 때마다 자동으로 각 개인에 대한 건의사항과 생활기록 등 전체 12개 항목의 자료를 순차적으로 검색해 문제가 되는 기록을 발견하면 즉각 자료를 보는 상태에서 부모에게 전화를 걸어 상담을 하고 상담한 내용을 바로 입력을 하고 이어서 다른 수련생을 계속해서 검색해 관리를 하는데 이러한 방법에 대한 편리함은 아무리 역설을 해도 직접 경험을 해보지 않고는 편리함을 이해 할 수 없을 것입니다.
개인자료의 관리에 있어서 체력측정, 출석현황, 수련비납부, 뱃지지급, 상 벌점내역, 집중도, 공지사항의 관리 방법 및 항목의 필요성은 종합적인 관리 측면에서 다시 설명을 하도록 하겠습니다.
결론적으로 개인에 대한 자료 관리는 가장 기본적인 신상명세서 자료와 더불어 건의사항, 생활기록, 심사결과, 시상내역, 체력측정, 출석현황, 수련비납부, 뱃지지급, 상 벌점내역, 집중도, 공지사항 등 총 12개 항목입니다.
각 항목의 관리는 체계적인 도장 운영 측면에 있어서 필수적인 것이며 이를 위해서는 필히 전산 관리를 해야 하며 전산관리를 할 경우에는 앞에서 거론한 관리가 가능한 관리프로그램을 선택함은 당연한 것일 것입니다.
체계적인 관리는 생각과 말로 관리가 되는 것이 아님을 인지해 밭에 뿌린 씨앗을 관리하듯 세심한 관심을 가지고 관련 자료를 확보(생성)해서 관리를 할 때 진정한 의미의 체계적인 도장운영이 될 것이며 부모들에게 부끄럽지 않은 도장운영이라고 자신있는 입관상담을 할 수 있을 것입니다.
태권도정보연구소 / 신성환 관장
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