신규입관시 입관원서 작성의 중요성
체계적인 수련생관리를 위한 도장운영 Tutorial 강의 중 "입관원서 작성" 에 관한 내용입니다. 일선도장에서 입관시 신규인원에 대한 인적 사항의 관리는 운영측면에서 가장 기초적인 자료관리이며 처음 대면하는 수련생 부모에게 도장내의 행정업무의 깔끔함을 보여주는 척도입니다.
이유는 처음 접한 도장운영은 물론 향후 태권도 수련에 대한신뢰등이 한 번에 표출되는 것이 신규입관 시 작성하는 입관원서 이기 때문입니다. 통상적으로 입관원서는 고전적인 형태로 문서화된 양식과 컴퓨터화 된 자료처리를 하는 형태가 혼용되고 있으나 대부분 문서화된 양식을(서류)주로 사용하고 있습니다.
문서와 컴퓨터 입력 방식을 동시에 사용하는 것을 권장합니다. 부모에게는 문서화된 양식을 입관생에게는 직접 대화(면담)을 통해 직접 자료를 입력하는 기법을 사용하는 것을 권장합니다.
신규 수련생에 대한 입관원서에 기록되어 관리되는 항목이 예전과는 많이 달라져 있으나 일반적인 종이 서식(양식)을 쓰든 직접 컴퓨터를 이용하여 입관원서를 작성하든 보편적으로 관리해야 하는 항목 중에서도 반드시 필요한 항목에 대해
서 언급합니다.
현재 입관원서에 부모의 핸드폰 번호(SMS 단문 전송을 위해)를 기재하는 것은 당연한 추세로 받아들여졌지만 그 보다 더 필요한 항목이 있습니다.
그 항목이 왜 필요한지에 대해서 언급하고 본 청호태권도장 계열관에서 각 수련생의 개인 기록사항(입관원서)을 관리하는 방법을 화랑2000을 통해서 설명하겠습니다.
일선 관장님 및 사범님들과 도장운영과 관련한 대화를 나눠보면 아직까지도 대다수 관장님과 사범님들 스스로 수련생 관리를 전산화(컴퓨터 관리)하지 않고 수기 수작업으로 관리를 하고 있는데 그 %가 70~80%에 이르고 있다는 사실에 놀라움을 금할 수 없습니다.
그나마 컴퓨터로 관리를 한다고 하는 도장에서도 실제로 명함관리 수준의 자료관리를 한다는 것이 도장 운영에 있어서 각 수련생에 대한 자료관리가 무엇인지 전혀 모른다고 할 수 있습니다.
현재 사회에 있어서 일상과 관련한 모든 일들이 컴퓨터 자료화 되어 처리가 되는데 도장에서 수련생 각 개인에 대한 관리 자료가 컴퓨터로 작성되어 관리되어지지 않고 있다는 것은 모순도 보통 모순이 아닌 것 입니다. 체계적인 수련과 관리를 한다고 입관 상담 시에 부모에게 역설하면서 정작 그러한 관리를 하지 않고 있다는 것은 설득력이 없는 것입니다.
눈감고 아옹 하는 격인 것입니다. 지적한 문제에 대해서 무슨 소리냐고 반론을 펴는 분들도 있겠지만 현재 일선 도장에서 컴퓨터를 대부분 활용하나 단순히 통신문 작업을 위한 워드작업이나 간단한 영상편집 수준을 벗어나지 못하고 있는데 이것은 진정한 의미의 전산화가 아닙니다.
수련생 관리에 있어서 전산화란 컴퓨터의 가장 큰 장점인 자료의 보관과 재처리 능력을 통한 새로운 자료를 효율적으로
생성하여 활용하는 것을 뜻하는 것입니다.
현재 도장에서의 컴퓨터 사용은 이러한 업무 전산화와는 거리가 먼 것이며 통신문 작성을 위한 워드작업과 영상편집을 해 제공하는 것을 업무전산화라고 하는 것은 전산화에 대한 개념이 없는 것입니다.
이런 문제는 소위 도장 업무를 지원한다는 태권도 관련 컨설팅 회사에서 제공하는 도장 업무 전산화 솔루션이라는 프로그램에 의해서 더욱더 고착화되었다고 주장합니다.
각 컨설팅사에서 제공하는 전산프로그램은 오히려 단순 워드 작업으로 관리하는 것보다도 복잡하기만 하고 각종 자료가 전산 처리 즉 재 가공되지 않아 실제로 운영측면에 부응하지를 못하기 때문입니다.
거두절미하고 신규입관 원서작성시 필히 확보(기재)해야 될 항목은 부모의 e-mail 주소입니다. 요즈음은 SNS(카톡)가 대세여서 간단히 문자로 부모와 대면을 하기 때문에 e-mail 활용이 피부에 와 닿지 않습니다.
하지만 필자는 프로그램 개발 당시(1994년)나 지금이나 부모의 알권리 충족을 위해서는 e-mail을 활용해야 한다고 주장합니다. 앞에서 언급했듯이 많은 운영권자(관장,사범)들 스스로 메일을 활용하지 않고 간단한 카톡 등 SNS 메신저를 사용하는 것이 대세라는 논리를 폅니다.
이것은 e-mail을 통한 수련생 각 개인자료를 자동으로 송출하는 경험을 해 보지 못한 도장 업무를 하고 있는 관장, 사범님들의 근시안적 도장운영에서 비롯된 것으로 현 사회의 대세인 컴퓨터 사회에 걸맞지 않은 도장 운영인 것으로 결코 자랑이 아님을 알아야 합니다.
카톡(SNS) 등 대세인 문자대화를 활용한 소통은 말 그대로 단순 문자소통으로 수련생 각 개인의 도장 내 관리 자료를 부모에게 체계적으로 전달 할 수 없습니다.
때문에 부모의 e-mail을 통한 도장내 각종 관리 자료를 체계적으로 전달하는 것은 도장업무 전산화(컴퓨터)의 꽃 이라 할 수 있습니다. 각종 자료를 e-mail로 발송하는데서 오는 편리함과 부모의 알권리 충족에 대해서 이보다 더 확실한 방법은 없기 때문입니다.
단순한 문자메시지 전달이 아닌 수련생 각 개인에 대한 13개 관리영역의 자료가 자동으로 생성돼 부모에게 전달된다는 것은 도장에 대한 신뢰를 확보하는 지름길입니다.
실제로 수련생 개인에 대한 모든 자료를 실시간으로 e-mail 과 단문 문자발송을 통해 전달하는 수련생 관리 시스템을 사용해 보지 않은 도장에서는 상상할 수 없는 관리형태로 부모의 호응도(신뢰성)또 한 상상을 초월합니다.
결론적으로 입관원서의 작성에 대한 권고는 갈끔한 서식에 의한 작성은 당연한 것이고 그 항목에 필히 부모의 e-mail 주소를 확보하란 것이며, 확보된 e-mail을 이용해서 각종 자료를 효율적으로 수시로 발송하는 것입니다.
입관상담시 체계적인 상담 후 최종적으로 입관원서 작성 시 부모에게는 깔금한 양식에 의한 서식을 통해 작성하도록 하고 입관생에게는 대화형으로 직접 물어서 컴퓨터에 부모가 보는 앞에서 입력을 할 수 있는 도장업무 전산화를 구축하는 것입니다.
이것이 체계화된 수련생 관리의 첫 시작점인 것입니다. 입관원서 작성 시 입관확인 출력 양식은 http://www.riti.net ->
자료실 항목에서 다운 받을 수 있습니다.
다음 3강에서는 개인신상명세에 기록된 자료를 활용한 "종합관리"에 대해서 각론합니다.
참고 :
세부적인 사용 설명 영상은 오래전에 만들어진 영상이지만 링크된 http:\\www,riti,net 의 화랑2000 설명 항목을 참고하기 바랍니다.
태권도정보연구소 / 신성환 관장
권도 발전을 위해 최선을 다하겠습니다
http://www.riti.net - 태권도정보연구소
http://www.ctu.ne.kr - 태권도지도자교육
http://www.taekwondoforum.net - 태권도포럼
http://www.moodotaekwondo.com - 무도태권도